與會者旅程繪製摘要

1. 列出活動過程的每一步

首先我們要列出活動過程中的每一步，是真正的每一步呦，從還不知道活動開始，到認知活動的名稱到報名、付款、結帳、收信、報到、參加展覽、參加會議、客服一直到會場等等，諸多細節需盡可能的詳盡紀錄。
在紀錄完成後可以想像自己現在就是當日的與會者，並依照活動過程進行一次完整的體驗，是否有漏寫的或是在某個階段是不是會遇到什麼問題？

2. 熟悉你的來賓

每場活動都有特定的活動目的與意義，因此也讓每場活動的目標客群(Target Audience)不相同，也有特定的顧客角色(Buyer Persona)。在活動規劃的過程中，除了站在顧客的角度上之外，也要記得站在目標顧客的年齡、身份、性別、宗教、國籍、文化等因素去思考什麼樣的服務會讓這位特定角色的來賓感到滿意。
例如今天可能的目標顧客為外國的醫療團隊，那對於這些遠道而來的貴賓們可以提供什麼樣的住宿地點、餐食較符合顧客需求，報名時使用的文字、報到時引導人員的英文能力等，也將會一定程度的影響顧客活動中的滿意度。

3. 設計專屬體驗

一般來說活會有許多角色的參與來構成，諸如：主持人、演講嘉賓、贊助人、展場及攤位工作人員、與會者、VIP來賓等不同角色，針對不同角色提供專屬的體驗，例如演講嘉賓可以使用特別通道，並有專人協同引領至休息室、VIP貴賓可以免排隊並專人導覽活動、工作人員可使用工作通道並獲得展場攤位指引等特殊需求，都能夠讓與會的來賓們有賓至如歸的感覺喔！

4. 從頭至尾陪在顧客身旁(心理層面？)

其實從與會者尚未知曉活動開始，就要陪伴在顧客身旁了！？聽起來很難做到，其實就是現在許多機器人(Chatbot)或是線上客服管道、現場服務台人員、Q&A機制、現場指引立牌等在做的服務，目的就是希望顧客在任何階段都可以將問題提出，並得到適當的回饋，不至於產生現在不知道該去哪、現在不知道該怎麼辦的想法。

5. 簡化所有過程，無壓力的體驗！

綜合以上的過程，其實都是以與會者的角度出發，思考可能遇到的問題並解決，而“過程”也是其中之一，對於年紀稍長的用戶，應提供什麼樣的服務才能夠得心應手的使用？對於科技熟悉的族群，提供什麼樣的流程與裝置合乎使用習慣？但不論是什麼樣的客群，簡化的過程都能夠讓與會者更多的體驗到舉辦單位的用心。
例如：報名表單內容是否有贅述或不必要的選項、活動流程中是否有過多複雜的操作可以統一使用方式、活動現場的動線是否有疑惑產生可否再簡化動線？等等的簡化過程，均可以打造更舒適的與會者旅程喔！

總結

其實要舉辦一場擁有100%完美與會者旅程的活動難度是很高的，這也是為什麼需要設計與會者旅程並持續追蹤的原因。因為雖然沒有完美的一天，但可以隨著每場活動的舉辦經驗、檢討、改善並持續優化與會者旅程，將其視為工作流程中的一個環節，在這個過程中抱持著對來賓們的同理心與細心，嘗試站在使用者角度並思考可能遇到的問題，加以搜集實際經驗回饋進行改善，將可以維持一個持續且正向的循環，相信活動滿意度也會隨之越來越高喔！

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