MeetStat 快訊 - 活動報名系統有哪些特色？選用小撇步報你知！✅
活動報名系統有哪些特色？選用小撇步報你知！
在過去的活動名單搜集中，我們經歷過各式各樣的工具從紙本、電話、傳真到Email、Excel、雲端、Google表單等，因應時代的改變，報名方式也不知不覺的從線下慢慢轉至線上，那麼未來在報名系統、報名流程上的工具使用，應該從哪些方面來判斷呢？今天就讓我們來聊聊，如何選擇一個合適的活動報名系統吧！
什麼是報名系統？
報名是為了確認報名者出席意願與名額保留，從小地方看例如平常叫外送、餐廳訂位、聚餐報名都可算是報名的一種。而報名系統則是因應報名內容、方式、管道不斷成長而誕生的系統，主要功能則是協助確保日漸增長的報名流程正確執行。
當然這只是簡單的論述，實際上報名系統與報名流程的執行遠沒有說起來那麼容易，但宗旨還是希望報名的來賓們能輕鬆、無壓力的使用這個服務，為開開心心參加活動奠定基礎。
報名系統應具備哪些特色呢？
1. 標準報名功能
標準報名功能包含：編輯報名表單後台、與會者們填寫的報名網站、與會者管理功能、報名表單匯出功能。若其中功能有缺少時，將會造成無法即時更新報名表、無法報名或是無法查看及修改的窘境。
2. 進階報名功能
隨著活動產業不斷地成長，報名系統也相應的衍生出許多進階報名功能，如：眷屬報名、票卷購買、金流使用、年齡限制、人數限制、餐食登記等諸多報名衍生功能，進階功能能否符合業主、客戶的需求，也是很重要的一個參考點。
3. 整合能力
整合能力可以讓您在未察覺的情況下享有許多功能，這點要從哪邊看出來呢？例如服務是否整合簡訊系統、email發信服務、配合的金流廠商、報名登入可否使用主流社群如Line, Facebook, Google、是否能夠與其他軟、硬體廠商串接整合等，都可以看得出該系統的整合技術喔！
4. 客製化功能
其實每個活動大大小小的客製化需求都是有的，當然也有因預算考量用其他方式達成一樣效果的做法，但在需要客製化時，廠商也必須具備客製化的能力，才有可能達成顧客需求，這就需要有經驗的資訊廠商才能夠協助顧客釐清需求並且產出正確的結果囉！
5. 專業支援
活動報名系統的選用，往往與後續的活動以及活動的型態息息相關，若在選用時可與專業的活動科技人員討論，並一同構思出適合該活動的使用方式，將會大大的增進後續服務的穩定性與效益。報名系統(包含報名流程與報名網站)的品質越高，也相當於為活動的來賓們拉開愉快活動體驗的序幕喔！
6. 使用者友善
報名系統上線後，最長使用的莫過於來賓們了。來賓們的體驗要如何照顧到，除了自己親自使用與顧客回饋之外，在選擇系統廠商時，也要選擇能為來賓著想的服務單位，持續的為使用者友善做到最佳化的調整。如果在顧客的需求或族群非常特定的情況下，亦可與資訊廠商協調選用全客製化方案，以達到該場活動最佳的使用者友善效果。
7. 個人化(Personalize)功能
在此指對“與會者”的個人化，系統能否提供較貼心的服務如：報名成功後email可根據不同的填寫人有不同的個人化內容(Hi, Joey 你今天過得好嗎？)。
個人化選項有許多，如：與會者的名字、購買的票卷是哪張、參加的議程有哪些、報名的QR code及報名人數等，都能讓收到信的與會者更有貼心服務的感覺喔！
個人化選項有許多，如：與會者的名字、購買的票卷是哪張、參加的議程有哪些、報名的QR code及報名人數等，都能讓收到信的與會者更有貼心服務的感覺喔！
8. 報名表單嵌入功能
有些活動希望在指定的活動網站顯示報名表單，是否能提供嵌入式的功能，讓活動表單能夠接近可攜式的方便程度，也能夠大大的增加報名表的彈性與使用場景。
9. 持續且穩定的服務
選用活動資訊廠商時可以注意，這間資訊廠商是否有穩定持續經營的能力？以及是否能夠詳實紀錄過往活動的資訊？其實舉辦活動在不同的資訊廠商間切換會造成活動資訊散落各地缺乏整理，也有可能會增加人員學習不同平台等的隱形成本。
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