MeetStat 快訊 - 舉辦線上會議要考慮顧客有沒有養貓🐱?

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線上會議

舉辦線上會議,要考慮顧客有沒有貓咪~

繼上次介紹可靠的會議平台介紹後,線上會議展示詢問非常的多,也由於線上會議與實體會議有些許不同,所以本週整理了有關直播方案在提案到結案可以準備的項目,讓大家在策劃線上會議時能更游刃有餘!

 

事前準備 (前):

線上會議準備(事前)

1. 選擇適合您的線上會議服務:

確認此線上會議的資訊與需求:與會者人數、系統設定方便性、用戶操作簡易性、會議類型(研討會、直播大會等)、是否使用線上免費視訊平台、是否需支援手機版本、錄製螢幕與分享功能、串接或製作其他功能可能性、售後服務是否即時且通暢、能否提供會議相關數據等,並依此條件選擇合適的線上會議服務。

 

2. 預先準備項目:

1. 報名方式:

採用直接寄送與會通知、線上報名預約、線上收費報名等方式。

2. 線上會議與會通知信:

a. 與會通知(通知時間、線上會議連結、登入方式等)

b. 清晰明暸的議程(Agenda)

c. 線上會議須知 (線上會議容易分心的因素較多,藉由一些小叮嚀達到提醒效果,例如:請於會議前確認以下事項已備妥:

  ☐ 平整可作業的桌面

  ☐ 筆記(筆記本或iPad等個人筆記工具)

  ☐ 個人設備檢查(電腦、網路、視訊鏡頭、音響、麥克風)

  ☐ 降低可能分心的事物(裝水、上廁所、手機靜音、告知家人、安頓寵物等)

  ☐ 個人基本儀容(打扮、穿著與平常參加會議相同即可)

3. 增進參與度規劃:

由於線上會議有距離、道具及環境等限制,所以在參與度規劃上需要花一些心思構想,才能夠讓與會者更專注在會議上、更好的達成本次會議的目標。常見的參與度規劃有:會後QA、會後測驗、滿意度調查、即時投票、即時問答互動、會議記錄分享、會後會議紀錄統一發送等方式。

 

3. 事前演練:

1. 會議系統測試(系統操作、電腦、麥克風、音響、視訊鏡頭、網路功能測試、通話測試)

2. 會議流程演練(根據議程執行會議演練,主持人、講師、助理系統操作教學、參與度計畫執行、休息時間等)

 

會議中途(中):

線上會議準備(事中)

1. 再次檢查:

抵達現場後,除了現場架設外,請務必再次進行所有會議系統測試(系統操作、電腦、麥克風、音響、視訊鏡頭、現場網路測試、通話測試),同一間有多台電腦時亦須避免共鳴情況產生。

2. 即時協助:

講者、嘉賓可能使用過許多視訊系統,但不一定熟稔操作方式,可提供事前教學、即時協助等方式保障會議順暢進行。

3. 活動監控:

會議中主控台、及後台隨時監控活動狀態,主導會議進程,確保活動順暢進行。

4. 狀況排除:

突發狀況發生時,主持人可使用剔除、禁言等機制、亦可使用全體靜音等方式,確保線上會議的狀況可被排除。

 

案件結束(後):

線上會議準備(事後)

1. 蒐集滿意度調查表

針對此次線上會議的舉辦,詢問與會者的真實狀況與想法,顧客親身體驗的回饋對於下一次舉辦線上會議的幫助是直接的,推薦使用蒐集數據後參考。

2. 整理會議記錄郵件

線上會議未出席的可能性較高,出席後不在電腦前的的可能性也存在,若可以整理會議紀錄郵件,讓與會者可快速回顧會議重點,對於會議主題亦是正向的幫助。

3. 會議過程回放連結

繼第二點,若與會者從頭到尾皆因要務而無法出席,是否還能夠得到與會議相關的資訊呢?這時就可提供回放的連結供大家再次觀看,亦可與會議紀錄郵件一同寄出呦!

4. 會議數據成效統計

會議成效有許多種,參與人數、個別參與時間、總參與時間,測驗卷分數、即時問答或投票統計結果等,作為會議成效評估或結案報告都相當便利。

 

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