MeetStat 快訊 - 複合式活動(Hybrid Event),案例解析!🎥

MeetStat 快訊 - 複合式活動(Hybrid Event),案例解析!🎥

MeetStat - 複合式活動 - Hybrid Event - 案例解析

複合式活動案例解析

  • MeetStat服務流程簡述
    MeetStat - 案件流程

    複合式活動的本質為線上+線下的活動,故在MeetStat(資訊廠商)的服務過程中,會有許多相似的地方,完整的服務流程可以參考:案例分析一(戶外活動)案例分析二(尾牙),今天將以近期複合式案件中,特別需要注意的幾個環節進行案例分享:
    1. 案件分析(確認需求)

    2. 活動執行前
    3. 活動執行日

 

  • 複合式活動(Hybrid Event)在案件分析階段應該注意什麼?
    MeetStat - 複合式活動 - 哪些功能可使用?
    在案件分析的階段,主要思考的點會著重在本次活動想提供給顧客什麼樣的服務?提供的服務是否都有照顧到線上及現場的來賓?我們也會協助規劃要如何讓提供的服務除了照顧到不同管道的來賓之外,同時也會建議如何將不同來源的資料彙整以利後續資料搜集及報表整理階段。
    舉個例子說明線上與現場來賓的不同之處:複合式活動所需使用的直播功能:平均會與現場有大約10~30秒的秒差(根據直播方案、網路狀況而定),而現場的場控人員則需要負責協調現場與線上資訊的一致性(如中場休息、填寫問卷、交流時間等),這過程中注意秒差提供相對應的資料與訊息就很重要摟。

    而在本次案例中顧客所使用到之需求如下,分為線上及現場之方案可以較清楚的看出方案差異,同時也能確保提供的服務有確實的照顧到不同的來賓:

    MeetStat - 複合式活動 檢查表
    ※ 其中直播設備基本分為:單機直播、導播組、燈光組、成音組,可依據活動性質及需求搭配。

 

  • 複合式活動在活動執行前要注意什麼?
    MeetStat - 複合式活動 - Hybrid Event - 現場直播環境
    活動執行前要注意的項目,這邊分兩個部分討論:1. 活動前準備 2. 活動前彩排項目
    1. 活動前準備:
    活動前除了備齊活動當日所需之所有項目如:交通、餐食(含工作人員)、住宿、場地、櫃檯、名牌、禮品、工讀、器材、客服等平時需要準備的諸多項目外,複合式所需的準備項目如:網路專線申請、直播攝影相關(含拉線位置等場地勘察事宜)、活動科技相關(活動報名網站、網路報到、直播網站、線上問卷建立
    )及其他客製化功能等注意事項。
    2. 活動前彩排項目:
    活動前彩排則屬活動當天之事宜,由於許多活動科技(含直播攝影相關)的加入,也需要將其列為彩排的環節,除了增加操作熟悉度外,也能讓與會的其他工作人員更清楚正式活動時的順序。根據彩排所列出之項目與場地方預定足夠彩排的時間,若場地方有限制(如彩排時間不足)的情況下,則需將彩排項目重新規劃,直至時間符合場地方限制,若實在不可刪減彩排項目時,則要另找符合需求的場地。

 

  • 複合式活動在活動執行當天要注意什麼?
    MeetStat - 複合式活動 - Hybrid Event - 現場服務

    按照計劃,活動當日進行場地佈置、活動前彩排後將會等待開始。活動開始後會有線上及現場兩方面同時進行,在規劃時已預先安排了複合式場控、現場場控、導播組等人員,針對突發狀況進行緊急處理,根據活動案件內容的不同,亦可增設客服人員,於活動現場進行線上會員的客服與狀況排除。

 

  • 複合式活動遇到的困難及可能的建議。
    MEETSTAT - 複合式活動困難點?

    如何說服業主舉辦線上活動?
    其實業主是否舉辦直播活動本身還是主觀的,但可以從幾點與業主溝通:
    1. 是否想要拓展活動的觀眾(讓許多無法到場的人亦可獲得資訊)?
    2. 是否曾經想以線上活動的方式增加收益(收看費用、廣告費用
    )?
    3. 是否想過線上的活動效果與現場活動的成效(甚至是更高)?
    假設以上三點成立、或是其中一點成立,可以根據該點與業主進行更詳盡的解說,而近期由於COVID-19的疫情影響,現場活動短時間內仍不可預期是恢復或是萎縮,亦可以活動轉型的角度與業主溝通,對於業主來說也是增加一份保障。


    缺乏複合式活動舉辦經驗?科技不熟悉怎麼辦?
    上述兩項其實都可以歸屬於沒有舉辦過類似的活動導致,在舉辦前我們的專案經理會與您溝通案件細節與確認需求,並進入專案流程進行解析與模擬,再由專案經理與您建議可能的解決方案與流程讓您更了解活動執行的細節。另外科技不熟悉的部分可以參考國內活動資訊網站國外活動資訊網站、或我們的部落格,也非常歡迎大家與我們分享你認為很不錯的活動資訊,歡迎來信至support@meetstat.co喔!參考了諸多文章及推薦後,可以更有效的理解與熟悉未接觸過的活動科技項目,也能夠增添對於活動科技使用的想像空間。

    參加人數不足?
    複合式活動的辦理除了以往的Email直接寄送給指定來賓群之外,也要注意推廣的方式也需要因應不同型態的活動進行轉變,如線上推廣方式有社群粉絲團分享、相關產業官方網站宣傳、醫療院所等相關場地宣導。

    沒有經費?
    活動經費來源於不同層面:通常有主辦、協辦方、贊助方、廣告方(含攤位租賃)、門票收入等。初步想像這些項目轉移至線上可如何進行收費,例如廣告攤商在線上時時否可於網站提供商店連結或是商店圖示區,進行全程廣告?若是單一經費來源的業主,則需著重在達成的效益進行解說,如雖然要辦理線上的,但有機會觸及更多的顧客,提供甚至比現場更貼近的服務(如聊天室、線上測驗),提供更精準的成效數據(到場人數、觀看時間等),習慣性的顧客會認為實體活動不舉辦或變小時應該更省錢,但其實依據舉辦活動的規模與等級,線上活動的花費更高也是有可能的喔!

    擔心活動失敗?
    經過了上述的流程與詳細了解後,我們會發現其實在事前有非常多的項目要做,這點與目前大家熟知的實體活動舉辦流程並沒有不同,只是當要舉辦複合式活動時,要時時記得線上的客群也和現場一樣,需要被安排,需要被通知,需要得到客服的回饋,如此一來,相信活動成功的機率是很高的。若還是擔心活動舉辦會失敗,其實可以嘗試在某些實體活動中進行線上試辦,藉由一次一次一點點的累積經驗,對公司來說也是一種投資與訓練的方式喔!

  • 複合式活動的結案統計數據?
    有關複合式活動的結案報表,可以著重於實體數據與線上數據的整合,在提供線上線下不同方案時,是否能夠將其報表分類或整合,不需於事後結案花費大量心力整理報表,省時省力也是創造營收的關鍵之一,更重要的是,結案的數據可以更明確的反應本次活動舉辦的情形,以及是否有可以改進的空間與方向。

 

 

結語:
MeetStat - 複合式活動 - Hybrid Event

複合式活動主要關注的其實就是是否成功的照顧到兩方(現場、線上)的來賓,其實不論是對業主、行銷活動廠商或是活動規劃者來說,轉往線上都是未知且有風險的事情,但同時我們也知道線上的活動存在且有人以此宣傳活動價值並觸及到不限地域的廣大群眾。因此我們一直致力於提供活動規劃者更詳盡的活動科技內容,希望藉由這過程,慢慢消除大家對於活動科技的不安全感,也會在案件過程中輔導有關活動科技的配套措施與建議!

 

#MeetStat #複合式活動 #HybridEvent #活動科技 #MICE科技 #案例解析

 

與我們聯繫

在瞭解MeetStat團隊的執行過程以後,相信您對於我們的服務更清楚與放心,同時也能有更多時間專注在您的活動執行,如果您對我們的服務有任何疑問,都歡迎來電或來信洽詢,我們將竭誠為您服務!

 

立即免費諮詢

 

 

您可能還想看...
>